Übergeben wurde eine Tabelle: die EIU-Ablagestruktur mit 1.106 Zeilen. Was zunächst wie eine Anlage aussieht, ist tatsächlich die vollständige Spezifikation dessen, was in einem Infrastrukturprojekt entstehen, geprüft, übergeben und aufbewahrt werden muss. Genau darauf ist dieses System gebaut — und um die Rechnungsprüfung ergänzt, die daraus ohnehin folgt.
Die Datei ist keine Ordnerliste. Jede der 944 Soll-Unterlagen trägt fünf Angaben, die zusammen einen vollständigen Steuerungsdatensatz ergeben — und die in einer Tabelle nicht arbeiten können, weil niemand sie fortschreibt.
Für die mitgelieferte Beispielmaßnahme — sechs Fachbereiche, Fahrweg — bleiben von 944 Positionen 675 einschlägige übrig. Die übrigen 269 werden nicht ausgeblendet, sondern begründet als nicht zutreffend geführt. Das ist der Unterschied zwischen „haben wir vergessen“ und „haben wir bewusst nicht“.
Beim Anlegen eines Projekts werden Fachbereiche und Termine hinterlegt. Daraus erzeugt das System den projektspezifischen Soll-Katalog und rechnet jeden Übergabezeitpunkt in ein Datum um — es gilt jeweils die früheste erreichbare Frist, damit sich nicht alles vor dem Projektabschluss staut.
Danach zeigt eine Ansicht, was die Excel nie zeigen konnte: Erfüllungsgrad je Akte, überfällige Positionen, wer zuständig ist, und welche Datei zu welcher Sollposition gehört. Der Export in die ursprüngliche Spaltenlogik bleibt möglich — wer die Liste weiterhin als Tabelle braucht, bekommt sie auf Knopfdruck.
Kein Modul ist erfunden. Jedes bildet etwas ab, das in der Ablagestruktur als aufzubewahrende Unterlage benannt ist oder im Vorgabeprozess Bauüberwachung als Pflicht der Bauüberwachung steht.
Versionen, Prüf- und Freigabelauf, Vertraulichkeitsstufen, Suche über Metadaten und Schlagworte. Jede Datei mit SHA-256-Prüfsumme, jeder Abruf protokolliert.
Wetter, Arbeitszeit, Betra und Sperrpause, Personal- und Gerätestunden, besondere Vorkommnisse. Nach Abschluss gesperrt — Änderungen nur als Nachtrag.
Behinderungs-, Bedenken- und Mängelanzeige, Mehrkosten und Anordnung von Leistungen, Unfall- und Sofortmeldung — mit Frist, Zuständigkeit und Verlauf.
Leistungsverzeichnis, Nachtragsstatus mit Stellungnahme der Bauüberwachung, Auftragsvolumen inklusive beauftragter Nachträge.
Der Auftragnehmer reicht ein, die Bauüberwachung erkennt zeilenweise an. Diese anerkannte Menge ist die verbindliche Obergrenze für alles Folgende.
Automatischer Abgleich gegen Vertrag, Aufmaß, Stundenzettel und Vorrechnungen. Getrennte Bescheinigung sachlich und rechnerisch richtig.
Projektkanäle statt E-Mail-Verteiler. Erwähnungen benachrichtigen gezielt; wer weiterhin per E-Mail arbeiten möchte, stellt das im Profil ein.
Rollen nach dem Vorgabeprozess: PL, BHV, BÜB, FBÜ, kaufmännische Steuerung, Planung, Auftragnehmer, Prüfer, Betreiber.
Der Wunsch war, Rechnungen der Baufirmen gegen die Stundenzettel zu halten. Das ist möglich — und es lohnt sich, an derselben Stelle auch die Mengen mitzuprüfen, weil die Belege dafür ohnehin im System liegen.
Der Auftragnehmer reicht Aufmaß oder Stundenlohnzettel ein. Aus dem Bautagebuch ist unabhängig davon bekannt, wer an dem Tag mit wie vielen Leuten und Geräten vor Ort war.
AuftragnehmerDie Bauüberwachung trägt je Zeile die anerkannte Menge oder Stundenzahl ein, mit Prüfvermerk. Beispiel aus der Demo: gemeldet 9 Stunden je Mann, anerkannt 7 — An- und Abfahrt sind mit den Einheitspreisen abgegolten.
Bauüberwacher BahnJede Position gegen Vertragspreis, anerkanntes Aufmaß, bestätigten Zettel, beauftragten Nachtrag und bereits abgerechnete Mengen. Ergebnis ist ein Prüfbericht mit vorgeschlagener Kürzung.
SystemSachlich richtig durch die Bauüberwachung, rechnerisch richtig durch die kaufmännische Steuerung, danach die Zahlungsfreigabe. Beide Bescheinigungen sind technisch nicht durch dieselbe Person möglich.
BÜB → Kaufmännische Steuerung → PL / BHVAbschlagsrechnung der Nordbahn Gleisbau GmbH über 2.166.283,00 EUR netto. Die Rechnung ist absichtlich mit den Fehlern versehen, die in der Praxis vorkommen — das System findet sie ohne Zutun.
| Pos. | OZ / Beleg | Befund | Beleg sagt | Rechnung sagt | Differenz |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 01.01.0020 | Preisabweichung Einheitspreis über Vertrag |
24,90 EUR/m² | 26,40 EUR/m² | 12.690,00 |
| 4 | 01.02.0040 | Menge über Aufmaß drei Weichen abgerechnet, zwei anerkannt |
2 St | 3 St | 148.500,00 |
| 5 | 02.01.0030 | Menge ohne Aufmaß Überbau liegt noch auf dem Lagerplatz |
0 psch | 1 psch | 384.000,00 |
| 7 | SLZ-2026-091 | Stunden über Zettel gemeldete statt anerkannter Stunden |
21,00 Std. | 25,00 Std. | 313,60 |
| 7 | SLZ-2026-091 | Stundensatz weicht ab zur Klärung, nicht zur Kürzung |
92,75 EUR/Std. | 78,40 EUR/Std. | — |
| 8 | SLZ-2026-097 | Zettel nicht bestätigt noch nicht durch die Bauüberwachung geprüft |
eingereicht | abgerechnet | 627,00 |
| 10 | 03.01.0010 | Menge über Aufmaß Kabeltrog nur teilweise anerkannt |
1.650 m | 1.800 m | 9.360,00 |
| Vorgeschlagene Kürzung netto — anerkannt 1.610.792,40 EUR | 555.490,60 | ||||
Position 9 — die Nachtragsleistung Bodenaustausch über 186.400 EUR — wird ohne Befund durchgelassen, weil der Nachtrag N-01 geprüft und beauftragt ist. Das ist ebenso wichtig wie das Finden von Fehlern: Wer alles beanstandet, wird nicht mehr gelesen.
Rollen werden je Projekt vergeben, bei Fachbauüberwachern zusätzlich je Fachbereich. Auftragnehmer sehen ausschließlich eigene Verträge, Stunden, Aufmaße und Rechnungen sowie freigegebene, nicht als intern gekennzeichnete Unterlagen.
| Rolle | Dokumente freigeben | Bautagebuch | Stunden prüfen | Sachlich richtig | Rechnerisch richtig | Zahlung freigeben |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Projektleitung (PL) | ja | gegenzeichnen | — | — | — | ja |
| Bauherrenvertretung (BHV) | ja | gegenzeichnen | — | — | — | ja |
| Bauüberwacher Bahn (BÜB) | ja | führen | ja | ja | — | — |
| Fachbauüberwacher (FBÜ) | im Fachbereich | führen | ja | — | — | — |
| Kaufmännische Steuerung | — | lesen | — | — | ja | — |
| Auftragnehmer | — | — | einreichen | — | — | — |
Sämtliche Vorgänge landen in einem Protokoll: Anmeldung, Upload, Abruf einer Datei, Freigabe, Prüflauf, Bescheinigung. Damit ist auch Jahre später nachvollziehbar, wer wann was erklärt hat.
Vier bewegliche Teile, keine Fremddienste, keine Cloud-Abhängigkeit. Das ganze System startet mit einem Befehl und läuft ebenso im eigenen Rechenzentrum wie auf einem Bauleitungsserver.
Alles Persistente liegt als gewöhnliches Verzeichnis neben der Konfiguration —
Datenbank unter data/postgres, Dokumente unter data/files,
abgelegt nach Projektnummer und Jahr. Ein Backup ist ein Archiv über einen Ordner,
ein Umzug ein Kopiervorgang. Die Ablage ist auch dann noch lesbar, wenn die Anwendung
eines Tages nicht mehr läuft — bei einer Aufbewahrungspflicht von bis zu 38 Jahren
nach Bauschlussmeldung ist das keine Nebensache.
Die folgenden Punkte sind nicht vergessen, sondern absichtlich zurückgestellt: Sie setzen Entscheidungen voraus, die nur der Auftraggeber treffen kann. Sie sind der eigentliche Zweck des nächsten Gesprächs.